1、设定情境：设定情境需要理清几个问题。比如自己为什么要做这场世界咖啡、目的是什么、需要邀请哪些人参与、需要准备什么样的空间。人们需要了解召集世界咖啡的目的以及能从世界咖啡中希望看到的最好结果。
2、营造友好的空间：世界咖啡研讨要取得更好的效果，就需要尽量把房间布置得温馨美好。如果是地点选择在风格单调沉闷的教室里，可以买几张桌布，把课桌布置得像咖啡桌一样，选一些轻松的音乐。
3、设置问题：一次世界咖啡的对话，可以集中精力探索一个问题，也可以针对多个问题从不同角度寻找答案。好问题会有好答案，有积极能量、引发思考、耐人寻味的问题将开启世界咖啡对话的魔力。
4、主持开场：主持开场需要介绍世界咖啡的目的和相关探讨流程，分享与主题内容相关的知识。在开展一场世界咖啡时，最好能够提前发送相关简介与会议流程给参与者。
5、开始汇谈：开启世界咖啡之旅，提出汇谈的第一个问题，让各组人员相互介绍，确定好桌长、计时员等。铺开桌布，在汇谈时鼓励大家将想法记录或涂鸦在桌布上。